Politique de confidentialité (RGPD)

Les règles du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) abrogeant la directive 95/46/CE s’appliquent, à dater du 25 mai 2018, à toutes les entreprises ou organisations privées ou publiques des États membres de l’Union européenne. Plus précisément, aux entreprises ou entités:

• Proposant des biens et services ou s’intéressant au comportement des résidents sur le marché de l’UE.
• Collectant et traitant des données à caractère personnel sur les résidents de l’UE.

Le règlement s’applique ainsi indépendamment du lieu où les données sont traitées, indépendamment du siège social de l’entreprise ou entité concernée, soit même à celles non implantées en UE, tant que les données en question concernent des résidents de l’UE.

Les règles et obligations du RGPD s’appliquent au traitement – automatisé ou non – des données à caractère personnel, à savoir: toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Par personne physique identifiable, il faut comprendre une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Le traitement des données, au sens du RGPD, fait référence à la collecte, à l’accès, au stockage, à la manipulation, à la destruction et à la consultation des données.

Les personnes pouvant être concernées par la collecte et la conservation des données par HUMAN SMILE

HUMAN SMILE se contente d’informations concernant un bassin de personnes particulier, au sein duquel se trouve:

• Des personnes ayant eu un intérêt pour la cause et les campagnes de HUMAN SMILE;
• Des personnes ayant pris part à au moins une action, campagne ou récolte de fonds organisées par HUMAN SMILE;
• Les donateurs;
• Les sympathisants;
• Les volontaires.

Base de données

La politique de confidentialité étayée ici concerne les informations recueillies afin d’assoir nos décisions, afin d’adapter nos campagnes, notamment en ciblant plus intelligemment notre audience et en prenant au mieux les intérêts des donateurs en compte dans la mise en place de nos projets, et afin de rendre nos récoltes de fonds d’autant plus efficaces.

Droit de donateurs

Les personnes concernées peuvent exercer leurs droits en contactant HUMAN SMILE soit par:

- email à l’adresse suivante info@humansmile.be .
- Envoi postal dûment signé à l’attention de HUMAN SMILE Rue Schmitz 62 1081 Koekelberg
- Téléphone au numéro: +32 2 410 50 07

HUMAN SMILE s’engage à répondre aux personnes concernées dans un délai de trente et un jour à compter de la réception de la demande que ce soit pour les informer:

• Des mesures prises pour répondre positivement à leur demande;
• Dans les cas complexes, de la nécessité de prolonger de 2 mois le délai pour traiter la demande et les motifs justifiant cette prolongation

Des motifs de son inaction ou de son refus, et de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle ou d’introduire un recours en justice.

Quand recueillons-nous des informations de base de données

Ainsi, chez HUMAN SMILE, des informations concernant la base de donnée peuvent nous être transmises de manière directe par divers moyens, à savoir notamment:

• Lorsque la personne effectue un don;
• Lorsque la personne s’inscrive ou participez à un de nos événements;
• Lorsque la personne communique avec nous, lorsque vous nous posez une question;
• Lorsque la personne s’inscrive à nos lettres d’information électroniques (newsletter);
• Lorsque la personne réponde à nos études ou sondages;
• Lorsque la personne participe bénévolement à l’une de nos campagnes.

Ou indirecte

Nous pouvons éventuellement obtenir les données à caractère personnel par l’intermédiaire d’une organisation ou plateforme de collecte de fonds, mais cela uniquement si la personne leur a explicitement fait savoir qu’elle soutient HUMAN SMILE et a donné son consentement. Lorsque la personne passe par ces organisations ou plateformes, il doit alors se référer à leurs politiques de confidentialité en ce qui concerne les informations que la leur communique afin de l’assurer qu’elles soient respectueuses de sa vie privée, HUMAN SMILE n’ayant pas de pouvoir de contrôle en ce qui les concerne.

Quelles informations recueillons-nous

Lorsque le donateur nous contacte pour quel que soit la raison, nous recueillons habituellement les informations suivantes: Nom, Prénom, Adresse, Code postal, Localité, Langue, Numéro de téléphone, Gsm, E-mail.

Si le donateur faite un don, nous pourrions aussi recueillir:

- Le numéro de compte bancaire (qui est conservées conformément aux obligations légales), les dons que le donateur a déjà effectués, la date du don et l’origine (cash, virement, web), le nom et type de la campagne à laquelle il a contribué.

Les moyens de collecte des données

Les données mentionnées ci-dessus peuvent être collectées:

• A travers des formulaires d’enregistrement sur notre site web;
• Lors de campagnes téléphoniques.
• Lors de rencontres à notre siège social ou à l’occasion d’événements
• Suite à des demandes d’informations ou de support par e-mail, par téléphone ou via notre site web;

Utilisation des informations de base de données

Nous utilisons les informations pour:

• Remercier et fidéliser les donateurs ou sympathisants
• Informer les donateurs et sympathisants des mises à jour des sites web et autres réseaux sociaux liés à l’organisation et à l’actualité.
• Offrir le soutien le plus efficace et approprié aux bénéficiaires et aux bénévoles.
• Répondre à vos demandes et requêtes
• Traiter les dons et en accuser bonne réception
• Garder un historique des engagements
• Améliorer nos services et nos moyens d’information;
• Effectuer des statistiques.
• Améliorer nos activités de collecte de fonds
• Tenir les donateurs et sympathisants au courant des actions menées et des besoins futurs
• Inviter les donateurs ou sympathisants à faire de nouvelles contributions (dons, dons mensuels, donation, achat, legs…)
• Améliorer le service aux donateurs ou sympathisants.

L’utilisation que nous faisons de vos données dépend entièrement des raisons pour lesquelles vous nous les communiquez et ne dépasse en aucun cas le cadre de nos activités.

Nous ne procéderons sous aucun prétexte à la vente des informations concernant la base de données à un tiers quelconque, pas même une autre organisation caritative.

Qui a accès à la base de données

Personnel formé:

Nous nous renseignons en profondeur sur les fournisseurs avant de commencer à travailler avec eux. Nous concluons toujours un contrat qui établit la façon dont ils gèrent les données à caractère personnel qu'ils recueillent ou auxquelles ils accèdent.

Vos informations ne sont accessibles qu’à des membres du personnel, bénévoles et fournisseurs dûment formés. Nous réexaminons régulièrement la liste des personnes ayant accès à vos informations.

Sous-traitants de données

Nous faisons appel à certaines entreprises pour nous aider à gérer et stocker les données à caractère personnel et pour effectuer certaines activités à notre place. Nos principaux sous-traitants de données sont énumérés ci-dessous, mais nous pouvons occasionnellement faire appel aux services d’autres sous-traitants:

• Bpost, notre partenaire pour l’envoi des lettres à nos donateurs

À l’exception des sous-traitants susmentionnés, vos données ne seront jamais transmises à des tiers, sauf en cas de décision judiciaire ordonnant la communication des données.

La conservation des données en toute sécurité

L’accès à la base de données est limité à un personnel restreint et soumis à des processus d’identification avant de leur permettre l’accès et pour procéder à toute modification.
Nous prenons des mesures et précautions techniques et organisationnelles adéquates pour protéger vos données à caractère personnel et empêcher leur perte, utilisation abusive ou modification. Ainsi, vos données les plus personnelles sont stockées sur notre base de données.

HUMAN SMILE s’engage pour assurer la sécurité de ses systèmes. Nous avons déjà mis en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger la perte, l’usage abusif ou l’altération des informations reçues sur notre site.

La durée de conservation des données

HUMAN SMILE conserve les données autant de temps que nécessaire pour répondre à toutes les obligations légales et fiscales. Si le donateur nous demande de ne plus le contacter, nous conserverons dans notre liste de suppression certaines informations de base à votre sujet afin d’éviter tout envoi non désiré à l’avenir.

Le RGPD renforce les droits des résidents européens qui se voient attribuer les droits suivants:

• Droit d’opposition.
• Droit à la limitation du traitement de données personnelles.
• Droit à la portabilité des données.
• Droit d’information et d’accès.
• Droit de rectification.
• Droit à l’effacement.

La présente politique de confidentialité explique de manière non exhaustive comment HUMAN SMILE recueille, utilise et conserve en interne les données à caractère personnel.